Berliner Scandienstleister kämpft gegen Schimmel – Einzigartiges Scanprojekt: Mehr als 300.000 Blatt alter Bauakten werden in Schutzkleidung digitalisiert.
(Mynewsdesk) Berlin, April 2014 – Wir befinden uns im Schwarzraum des Satz-Rechen-Zentrums aus Berlin. Markus Wenig, Leiter des Bereichs Dokumentenmanagement, öffnet vorsichtig den Aktendeckel. Zum Vorschein kommt bräunlich verfärbtes Papier, Wasserränder deuten auf einen Feuchtigkeitsschaden hin. In seinem Schutzanzug und seiner Atemmaske sieht er wie ein Mitarbeiter eines medizinischen Hochsicherheits-Labors aus. Doch Markus Wenig forscht nicht an gefährlichen Viren, sondern hilft dabei, wertvolle Informationen zu retten. In einem Berliner Bezirksamt wurde nach einem Wassereinbruch im Archiv bei mehreren hundert Ordnern ein Befall mit Schimmelpilzen festgestellt. Die Folge war die sofortige Sperrung der Akten für den Publikumsverkehr. Da es sich um Bauakten handelt, die ständig im Zuge von Bau- oder Renovierungsmaßnahmen benötigt werden, war es notwendig, die Ordner und die darin enthaltenen Informationen elektronisch zugänglich zu machen. An eine Digitalisierung in üblichen Büroumgebungen war hier nicht zu denken. Schimmelpilze sind in der Lage, schwere allergische Reaktionen und andere gesundheitliche Beeinträchtigungen wie Husten, Kopfweh oder Müdigkeit auszulösen. Zudem verlangte das Alter der Bauakten, einige reichen bis in die 20er Jahre zurück, eine spezielle, schonende Behandlung beim Scanprozess. Schwarzraum In Archiven kennt man das Problem von kontaminiertem Dokumenten schon lange. Dort greift man in solchen Fällen zur Errichtung eines so genannten Schwarzraums mit spezieller Reinraum- und Filtertechnik zurück. Das Satz-Rechen-Zentrum aus Berlin übertrug dieses Prinzip jetzt in einzigartiger Weise auf den Scanbereich. Bei den Berliner Scanspezialisten ist der Schwarzraum eine Konstruktion aus Holzlatten mit Folienbespannung, er ist ca. 24 qm groß und 2 m hoch. Der Boden ist mit abwischbarer Tetrapak-Folie ausgelegt. Der Schwarzraum ist nach außen luftdicht verschlossen; entsprechende Anlagen sorgen für eine regulierte Frischluftzufuhr sowie für gefilterte Abluft. Der Zugang erfolgt über eine Schleuse mit Staubsauger und zwei Türen. Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, vor Betreten des Schwarzraums Schutzkleidung anzulegen. Markus Wenig trägt einen weißen Overall mit Kopfbedeckung, Schutzhandschuhe, einen Schuhüberzieher und ganz wichtig eine so genannte partikelfiltrierende Halbmaske, die zuverlässig das Einatmen von Sporen und anderen Abbauprodukten von Schimmel verhindert. So ausgestattet dürfen die Mitarbeiter durchgehend maximal zwei Stunden arbeiten, danach muss eine mindestens 30-minütige Pause eingelegt werden. An gut sichtbarer Stelle sind Warnhinweise und Betriebsanweisungen angebracht. Zudem erhalten die Mitarbeiter vorab umfangreiche Schulungen, in denen der Umgang mit den Geräten vermittelt und die Schutzmaßnahmen detailliert vorgestellt werden. Besser lesbar als das Original Mit einem Stapel Baupläne in der Hand geht Markus Wenig zu einem Großformatscanner. Behutsam legt er die Vorlagen so ein, dass die Kante möglichst gleichzeitig alle Einzugsrollen berührt. Das Papier wird automatisch eingezogen. Gescannt wird grundsätzlich in Farbe und in hoher Auflösung. „Ziel ist es, eine gute Lesbarkeit der Informationen sicher zu stellen“, betont Markus Wenig. Und tatsächlich sind einige Details des Bauplans mit der Zoom-Funktion am Monitor besser zu erkennen als mit bloßem Auge am Original. Neben Bauplänen scannen die Berliner Dienstleister auch geöste Belege, Aktendeckel und Einzelseiten ein. So befinden sich im Schwarzraum zusätzlich zum Großformatscanner auch ein Buchscanner und ein Hochleistungs-Dokumentenscanner. Die unternehmenseigene Software CROSSCAP sorgt dafür, dass die Vorlagen zuverlässig und in hoher Image-Qualität erfasst werden. Besonders hilfreich sind dabei die vielfältigen Bildverbesserungsfunktionen wie zum Beispiel die automatische Kontrastanpassung oder die Säuberung des Bildhintergrunds von Flecken und Wasserrändern. Der Scanablauf ist so konzipiert, dass die Reihenfolge der digitalisierten Dokumente immer der Ursprungsreihenfolge in der jeweiligen Akte entspricht. Markus Wenig: „Wir bilden die Bauakten eins-zu-eins in der digitalen Welt ab“. Insgesamt sind diese in 80 Kisten verteilt, Markus Wenig rechnet mit ca. 300.000 Blatt, die digitalisiert werden müssen, darunter fast zehntausend Baupläne. Aktuell sind etwa 90 Prozent verarbeitet, damit liegen die Berliner Scanspezialisten voll im Soll. Zukünftig ist nach den Worten von Markus Wenig geplant, den Schwarzraum für weitere Digitalisierungsprojekte von belasteten Akten zu nutzen. Doch zunächst wird der Schwarzraum nach Abschluss des aktuellen Projekts komplett deinstalliert und die verwendeten Komponenten wegen der Restbelastung entsorgt. Doch Markus Wenig gibt Entwarnung für interessierte Anwender: „Der Neuaufbau des Schwarzraums ist innerhalb von zwei Tagen möglich“.
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Das
Satz-Rechen-Zentrum (SRZ)
Das Satz-Rechen-Zentrum ist
ein Dienstleister und Systemintegrator für alle Aufgaben rund um die
elektronische Archivierung und die digitale Dokumentenerfassung. Angeboten
werden umfassende Scandienstleistungen ob für die Massenbelegerfassung, für
das Buch- und Großformatscannen oder die Digitalisierung von Mikrofilm und die
Retrokonversion von Bibliothekskatalogen. Im Bereich Cross-Media-Publishing
bietet das SRZ digitales Drucken in Schwarzweiß und Farbe, die Satzherstellung
für Print-Erzeugnisse und die Erstellung von CD- und Internet-Publikationen.
Weiterer Unternehmensschwerpunkt sind selbst entwickelte Software-Lösungen für die
automatisierte Dokumentenerfassung und das Dokumentenmanagement. Das 1969
gegründete Satz-Rechen-Zentrum besitzt eine langjährige, fundierte Erfahrung
aus vielen erfolgreichen Projekten. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 85
Mitarbeiter und verfügt über zwei Dienstleistungsstandorte in Berlin.
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Jürgen Neitzel
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