E-Mail-Archivierung und elektronischer Rechnungsaustausch bilden die Schwerpunkte
Berlin/Hannover, 28. Januar 2014. Die Mitglieder der PDF Association setzen ihren diesjährigen Schwerpunkt zur CeBIT auf praktische Einsatzgebiete von PDF/A-3. Da dieser Normteil des ISO-Standards zusätzlich das Einbetten beliebiger Formate in PDF/A erlaubt, eröffnen sich zahlreiche Einsatzgebiete. Prominentes Beispiel ist das ZUGFeRD-Datenmodell, das PDF/A-3 als Trägerformat zum Austausch von elektronischen Rechnungen vorschreibt. Hierzu präsentieren die Mitglieder, wie Unternehmen ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen bzw. bearbeiten können. Ein weiteres praktisches Einsatzgebiet von PDF/A-3 ist die E-Mail-Archivierung. Denn mit dem dritten Normteil können sowohl archivierbare E-Mails als auch Attachments mit ihren Quelldateien in einer Datei zusammengefasst werden. Auch hierzu zeigen die Mitglieder der PDF Association erste Anwendungsbeispiele.
Mit der Möglichkeit, beliebige Formate in einer PDF/A-3-Datei einzubetten, macht sich der dritte Normteil den Containergedanken von PDF zunutze. Zusätzlich kann dieses Feature den Umgang mit Dokumenten maßgeblich verbessern. Denn nun können beispielsweise Quelldatei und das archivierbare Pendant in nur einer Datei integriert werden. Daraus sind im vergangenen Jahr zahlreiche neue Anwendungsbeispiele entstanden, wie der elektronische Rechnungsaustausch, E-Mail-Archivierung, die Aufbewahrung von Geburtsurkunden usw. Thomas Zellmann, Geschäftsführer der PDF Association hält im ECM-Forum des BITKOM und VOI in der Halle 3 am Dienstag, den 11. März ab 13:30 Uhr einen einführenden Vortrag mit dem Titel „PDF/A-3 für Dokumente – der Weisheit letzter Schluss?!“ Am Mittwoch, den 12. März referiert ab 10:30 Uhr das Mitglied LuraTech über E-Mail Archivierung mit PDF/A.
Mit PDF/A-3 ist es möglich, dass die bildliche Darstellung einer Rechnung zusammen mit den dazugehörigen maschinenlesbaren Daten optimal in einer Datei zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht werden kann. Dieses Vorgehen hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD e. V.) in seinem ZUGFeRD-Datenmodell definiert, das sowohl an den Ständen der Aussteller als auch auf Vorträgen während der CeBIT präsent sein wird. So findet im ECM-Forum gleich am ersten Messetag der CeBIT, dem 10. März, ab 14:30 Uhr ein Lösungspitch statt, auf dem sechs Anbieter darstellen, wie Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen mit ihren Produkten ZUGFeRD-Rechnungen erstellen können. Am letzten Messetag, 14. März, geht es im ERP-Forum (Halle 5) ab 10:30 Uhr im Rahmen einer Podiumsdiskussion schließlich um das Thema „Von Daten zu Informationen – BI & ECM“. Hier zeigen Experten Möglichkeiten auf, wie Anwender vom ZUGFeRD-Datenmodell profitieren können.
Als weitere wichtige Anwendung kristallisiert sich die Nutzung von PDF/A-3 zur E-Mail-Archivierung heraus. Denn nun können mit der langzeitsicheren PDF/A-Darstellung der Original-Mail und den nach PDF/A konvertierten E-Mail-Anhängen zusätzlich die Anhänge im Quellformat eingebettet werden. Damit entsteht jeweils nur ein Archiv-Objekt für eine E-Mail mit beliebig vielen Anhängen.
Die Mitglieder der PDF Association auf der CeBIT 2014:
ABBYY Europe GmbH: Halle 3, Stand F18
callas software GmbH: Halle 3, Stand B17
I.R.I.S. AG: Halle 3, Stand F36
Janich & Klass GmbH: Halle 3, Stand J30
LuraTech Europe GmbH: Halle 3, Stand D34/1
microform GmbH: Halle 3, Stand J30
OPTIMAL SYSTEMS GmbH: Halle 3, Stand J18
SRZ GmbH & Co.KG: Halle 3, Stand G30
T-Systems International GmbH: Halle 4, Stand C26
Verlag für Standesamtswesen: Halle 7, Stand B62
Über die PDF Association
Die PDF Association verfolgt das Ziel, PDF-Anwendungen für digitale Dokumente zu fördern, die auf offenen Standards basieren. Dazu setzt sich der internationale Verband für eine aktive Wissensvermittlung und den Austausch von Know-how und Erfahrungen für alle Interessengruppen weltweit ein. Derzeit sind über 100 Unternehmen und zahlreiche Experten aus mehr als 20 Ländern Mitglied der PDF Association.
Der Vorstand der PDF Association setzt sich aus Führungskräften der Unternehmen Actino Software GmbH, Adobe Systems Inc., callas software GmbH, intarsys consulting GmbH und LuraTech Europe GmbH zusammen. Vorstandsvorsitzender ist Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas software GmbH. Duff Johnson, Projektleiter ISO 32000, dem PDF-Standard, ist stellvertretender Vorstandsvorsitzender.
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