Schnittstelle zwischen SAP SRM und cuContract unterstützt den Finanzdienstleister beim Vertragsmanagement
Hamburg, den 18. Juli 2013 – Die Circle Unlimited AG überführt für UniCredit Business Integrated Solutions automatisch vertragsrelevante Einkaufsvorgänge aus SAP SRM 7.0 in das Vertragsmanagementsystem cuContract. Ziel ist es, international vertragsgebundene Prozesse einschließlich einer Termin- und Fristenüberwachung zu automatisieren und dadurch Fehler und Kosten in Verbindung mit manueller Bearbeitung zu reduzieren. Die über das System der UniCredit Business Integrated Solutions abgewickelten Bestellungen beinhalten Einzelbestellungen und „Waren“-Anforderungen aus Rahmenvereinbarungen. Sowohl diese Einzelbestellungen (SRM für Bestellungen) als auch die Rahmenvereinbarungen (SRM für Kontrakte) für alle wesentlichen Warengruppen wandelt Circle Unlimited automatisch in Verträge in cuContract um. Jährlich werden damit über 5.000 aktive Verträge gesteuert und verwaltet. Das Gesamtvolumen inklusive ausgelaufener Verträge beträgt aktuell ca. 15.000. UniCredit Business Integrated Solutions setzt das Vertragsmanagement von Circle Unlimited bereits seit mehreren Jahren national und international ein (Video-Statement UniCredit Business Integrated Solutions: Video).
Funktionsfähige Integration von SAP SRM und Vertragsmanagement
Um die komplexen Bestell- beziehungsweise Kontraktdaten fehlerfrei in das Vertragsmanagement zu übernehmen, hat Circle Unlimited eine Echtzeit-Integration zwischen SAP SRM und cuContract implementiert. Die korrekte Datenübernahme wird aus beiden Systemen heraus sichergestellt.
Freigabe, Verbrauch und Termine nach Plan
In das System integriert ist einen Genehmigungs-Workflow, der die Vertragsmanager automatisch über neu angelegte Verträge zur Freigabe in cuContract informiert. Zudem werden die Anwender über eine Alert-Funktion rechtzeitig davon in Kenntnis gesetzt, wenn im SAP SRM festgelegte Budgets für eine Rahmenvereinbarung durch eine neue „Waren“-Anforderungen überschritten werden. Dieser sogenannte Consumption-Based-Alert unterstützt bei der vorausschauenden Planung.
On-Top ist eine Termin- und Fristenüberwachung integriert, die die verantwortlichen Nutzer rechtzeitig per E-Mail benachrichtigt, wenn Vertragsfristen oder Vertragslaufzeiten erreicht sind. Das System stößt so mögliche Folgebearbeitungen automatisch an. Zeitverzug bei der Verlängerung von auslaufenden Verträgen beziehungsweise unnötigen Kosten in Verbindung mit übersehenen Kündigungsfristen ist Vorschub geleistet.
Lückenlose Dokumentation des Vertragsentstehungsprozesses
Alle Dokumente (z.B. Lieferantenbewertungen) inklusive E-Mails, die im Laufe des Beschaffungsprozesses im SAP SRM entstehen und dort archiviert werden, werden durch eine Verlinkung in einer einheitlichen digitalen Akte in cuContract automatisch sichtbar. Der gesamte Vertragsentstehungsprozess ist so lückenlos im Vertragsmanagement dokumentiert – ohne redundante Ablage.
Über UniCredit Business Integrated Solutions
UniCredit Business Integrated Solutions ist das weltweite Dienstleistungsunternehmen der UniCredit Gruppe, entstanden durch die Integration und Konsolidierung von 16 Unternehmen der Gruppe. UniCredit Business Integrated Solutions bietet Services im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK), im Back- und Middle-Office, im Bereich Real Estate sowie Sicherheit und Beschaffung. Der Dienstleister ist eines der ersten Service-Unternehmen, das auf europäischer Ebene entstand ist. Aufgabe von UniCredit Business Integrated Solutions ist es, jene operativen Aktivitäten der Gruppe zu konsolidieren und zu reorganisieren, die für das einwandfreie Funktionieren der Geschäfte notwendig sind. Dafür bietet der Dienstleister ein End-to-End Service-Modell. UniCredit Business Integrated Solutions zählt etwa 11.000 Mitarbeiter und ist in elf Ländern aktiv: Österreich, Deutschland, Italien, Polen, Großbritannien, Tschechien, Rumänien, Slowakei, Ungarn, New York und Singapur.
Die Circle Unlimited AG ist der Lösungsanbieter für SAP- und Microsoft-integriertes Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement und Lizenzmanagement per SAP, Web und Mobile App. Seit mehr als 10 Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie u.a. T-Systems, Bertelsmann, ESPRIT, Media-Saturn, Volkswagen und die Charité erfolgreich tätig. Im Fokus des SAP Software Solution & Technology sowie Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen sowie beste Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de. SAP Software Solution and Technology Partners und Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen sowie beste Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.
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