Man darf Heinrich von Pierer sicherlich recht geben, der ein Mal sagte: „Der Weg zum papierlosen Büro ist genauso weit, wie der zum papierlosen Klo“. Dennoch bieten elektronische Dokumentenmanagement Systeme Unternehmen die Möglichkeit, das Handling von Dokumenten efizzienter und schneller zu gestalten, sowie Prozesse durch automatisierte Workflows zu optimieren.
Dokumentenmanagement Software bietet sehr gutes Kosten/Nutzen-Verhältnis
Professionelle Dokumentenmanagement Systeme sind zwar nicht kostenlos zu bekommen. Dennoch ist das elektronische Dokumentenmanagement bei der Kosten-Nutzen Betrachtung eine IT-Investition, die bereits nach kurzer Zeit und dann nachhaltig Vorteile in Unternehmen schafft. Dabei belegt elektronisches Dokumentenmanagement in den Bewertungen vieler Experten einen Spitzenplatz im Vergleich zu anderen IT-Investitionen.
Vorteile durch digitale Archivierung
Unternehmen bietet eine Dokumenten Management Software eine Vielzahl von Vorteilen.
Ein direkter Vorteil ist, dass Anwender zum Beispiel zur Suche nach allen Dokumenten und Informationen nicht mehr im Schnitt 3 Minuten sondern nur noch 5 Sekunden benötigen. Dies steigert die Produktivität. Alleoin hieraus leiten sich verschiedene indirekte Vorteile ab:
– weniger verlorene Dokumente,
– weniger verlorene Information,
– Wildwuchs wird verhindert,
– Transparenz wird geschaffen,
– das Controlling wird verbessert
– Mitarbeitermotivation und Servicequalität wird gesteigert
Aber durch den Einsatz einer Archivierungssoftware haben Firmen noch weit mehr Vorteile:
Information und deren schneller und gezielter Zugriff sind ein nicht geringer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Gerade in Zeiten, wo durch einen steigenden globalisierten Wettbewerb die Margen immer weiter sinken, sind sinnvolle EDV-Lösungen zur Senkung der Betriebskosten bzw. Steigerung der Produktivität gefragt.
Dokumentenmanagement Systeme sorgen für
– einen schnellerer Informationszugriff
– die Beschleunigung von Arbeitsprozessen
– eine verbesserte Transparenz von Vorgängen
– verbesserte Controllingmöglichkeiten
– verbesserten Kundenservice
– eine verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
– den Wegfall von Verteilerkopien
– eine deutliche Fehlerminimierung, z.B. durch einen hohen Grad an Automatisierung
– eine verbesserte Dokumentensicherheit und weniger Dokumentenverlust
– eine Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
– für geringeren Platzbedarf durch Einsparungen bei Archivräumlichkeiten
– eine massive Entlastung von E-Mail Systemen durch E-Mail Archivierung
– eine einheitliche Informationsplattform ohne Medienbrüche
– eine Kostenreduktion im Output-Management
lobo-dms und selectDMS – beste Basis für erfolgreiche DMS Projekte
Mit selectDMS, einem Geschäftsbereich der Neininger Solutions, liefern wir unseren Kunden und Partnern aus dem Mittelstand praxisnahe Lösungen aus dem DMS und ECM Umfeld, aber auch aus den Bereichen E-Mail Management, E-Mail Archivierung und dem klassischen Backup. Kontaktieren Sie uns und starten Sie so in ein erfolgreiches ECM Projekt.
Weitere Informationen zum Thema elektronische Archivierung und eine detaillierte Vorstellung der Dokumenten Management Software lobo-dms finden Sie im Blog von selectDMS unter: http://blog.selectdms.com/2011/08/lobo-dms-macht-professionelles-dokumentenmanagement-gunstig-und-bezahlbar/ .
Die Spezialisten von selectDMS unterstützen auch Sie gerne bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems. Fordern Sie hier sofort Ihr kostenloses Informationspaket an: http://blog.selectdms.com/kostenloses-infopaket/ .
Die Neininger Solutions ist ein Geschäftsbereich des traditionsreichen IT-Systemhauses Bürotechnik Neininger GmbH, welcher sich auf IT Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), E-Mail Management, E-Mail Archivierung, Backup, Storage, Virtualisierung und IT Security spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Donaueschingen ist überregional tätig und betreut mittelständische Unternehmen vorwiegend in den Regionen Freiburg, Konstanz (Bodensee), Tuttlingen, Villingen-Schwenningen, Rottweil, Balingen, Stuttgart.
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