Warum man für günstige Lösungen am Ende draufzahlt
Es gibt viele Gründe für Unternehmen, jetzt auf digitale Gremienkommunikation umzusteigen – dazu zählen beispielsweise der schnellere Zugang zu Informationen, hohe Sicherheit und besserer Datenschutz. Damit gehören auch umfassende, schwere Papierstapel der Vergangenheit an, was die Verteilung der Unterlagen erleichtert und Aktualisierungen in Echtzeit ermöglicht. Für den Umstieg auf die digitale Kommunikation gibt es für Unternehmen jedoch viele verschiedene Wege und leider führt nicht jeder zum gewünschten Ziel.
Unternehmen, die sich auf dem Weg befinden ihre Gremienkommunikation zu digitalisieren, können verschiedene Ansätze verfolgen: Viele migrieren direkt auf speziell für Vorstände und Aufsichtsräte entwickelte Portal-Lösungen. Andere nutzen generische Software-Lösungen oder verlassen sich auf intern entwickelte Anwendungen, weil diese eine vermeintlich kostengünstige Alternative bieten.
Die Zustellung an persönliche E-Mail-Adressen stellt auf den ersten Blick eine einfache Lösung dar – allerdings ist dieses Verfahren in der Regel unsicher und anfällig für Fehler. Sobald die E-Mail an den Vorstand gesendet wurde hat das Unternehmen keine Kontrolle mehr über die Inhalte. Am Ende stellt die Versendung der Unterlagen per E-Mail ohnehin nur eine scheinbare Digitalisierung dar. Denn ironischerweise führt dieser Ansatz häufig dazu, dass die Unterlagen samt Anhang ausgedruckt werden und die Vorstände schlussendlich wieder gedruckte Unterlagen haben, die aber weder formatiert noch gebunden vorliegen.
Anwendungen für E-Reader erleichtern zweifellos das Lesen, Markieren und Teilen von PDF-Dokumenten. Um allerdings die vertraulichen Informationen adäquat zu schützen, müssen Anwender meist kostenpflichtige Versionen kaufen, damit sie eine sichere Verschlüsselung erhalten. Kostenlose Dienste wie beispielsweise Dropbox ermöglichen das Transferieren von Dateien auf /von einem Cloud-basierten Speicher. Auch wenn Verschlüsselung und zweifache Authentifizierung ein gewisses Maß an Sicherheit bieten, bleibt das Risiko höher als bei einer privaten Cloud Lösung.
Natürlich können Unternehmen ihren Vorständen auch verschlüsselte E-Mail-Adressen zur Verfügung stellen. Dadurch können zumindest einige der Sicherheitslücken kostenloser Provider wie beispielsweise Gmail ausgeräumt werden, aber es kann nicht verhindert werden, dass die vertraulichen Informationen an andere, auch unverschlüsselte E-Mail-Adressen weitergeleitet oder E-Reader-Apps genutzt werden.
Unternehmen können eigene Portal-Lösungen entwickeln oder Produkte wie Sharepoint zum Dokumentenmanagement nutzen. Beide Ansätze haben allerdings Schwächen: Die Vorstände müssen sich eventuell zuerst in das virtuelle Netzwerk (VPN) des Unternehmens einloggen, bevor sie auf das Portal zugreifen können. Neben dem Aufwand für den Support, der in der Regel in-house erfolgen muss, sind Eigenentwicklungen meist wenig benutzerfreundlich.
Diligent ist das weltweit meist genutzte Vorstandsportal – weil es genau aus einem einzigen Grund entwickelt wurde: Führungsgremien wie Vorständen und Aufsichtsräten sicheren und intuitiven Zugang zu Informationen zu gewährleisten. Die Lösung ist so einfach und intuitiv zu nutzen wie ein Buch. Über das Portal erhalten Führungsmitglieder sofortigen Zugriff zu Aktualisierungen und archivierten Unterlagen sowie zusätzlichen Materialien. Zudem können die Anwender Notizen mit anderen Nutzern teilen und Abstimmungen über das Portal durchführen. Der Zugang zu dieser sicheren App kann sowohl online als auch offline erfolgen. Die Lösung garantiert dabei auf allen Ebenen die größtmögliche Sicherheit, vom Hosting, der Verschlüsselung bis hin zur Datenübertragung und den Prozessen. Jeder Kunde wird von einem Account Management Team mit festen Ansprechpartnern betreut, das die Nutzer unterstützt und schult. Hinzu kommt der telefonische 24/7/365 Support durch Experten. Diligent ist ein börsennotiertes Unternehmen und unterstützt seit 2001 erfolgreich Führungsgremien mit seinem sicheren Portal.
Bildquelle: Diligent Corporation
Über Diligent Corporation (NZX: DIL)
Diligent ist der führende Anbieter sicherer Lösungen im Bereich der Unternehmensführung und Zusammenarbeit für Führungskräfte wie Aufsichtsräte und Vorstände. Über 3.300 Kunden in mehr als 60 Ländern vertrauen auf Diligent, um sicheren, intuitiven Zugang zu ihren höchst zeitkritischen und vertraulichen Informationen zu gewährleisten und letztlich bessere Entscheidungen zu treffen. Die Diligent Boards (ehemalig Diligent Boardbooks) Lösung beschleunigt und vereinfacht das Erstellen und Verteilen von Sitzungsunterlagen via iPad, Windows Geräten, PCs und im Web, indem sie die Sicherheitslücken beseitigt, die der Austausch per Kurier, Email und File Sharing mit sich bringt. Diligent ist ein börsennotiertes Unternehmen (NZX: DIL) mit einem wiederkehrenden Jahresumsatz von nahezu 90 Millionen US Dollar, basierend auf den erst kürzlich veröffentlichten Rückhalteberichten.
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