Effizientere Geschäftsprozesse, schnelle Verteilung und strukturierte Bereitstellung von Informationen, sowie revisionssichere Archivierung und eine protokollierende Historisierung aller unternehmensrelevanter Dokumente sind, kurz zusammengefasst, die wesentlichen Vorteile, die ein vollwertiges Dokumentenmanagement-System bietet. comundus Open Source IT-Dienstleister setzt bei der Realisierung von Unternehmensportalen auf Liferay- einer ausgereiften Open Source Software und nutzt für die erweiterten Ansprüche ihrer Kunden das Enterprise Content Management agorum® core.
Die Vorleistungen, die agorum GmbH mit der Integration von agorum ECM in Liferay erbrachte erleichtern den Einsatz dieser Produktkombination beim Kunden sehr. Die Gründe für eine Partnerschaft von comundus mit agorum liegen vor allem in der Funktionserweiterung und Aufwertung von Liferay durch agorum® core. Weiterhin bietet die räumliche Nähe der Partner für den Kunden im Projekt ihre Vorteile.
Liferay Portal, ein Open Source Produkt, eignet sich in Unternehmen als mitarbeiter- und prozessorientiertes Enterprise Portal. Es ist eine Portal-Software, die es ermöglicht, Informationen, Daten und Anwendungen unter einer einheitlichen Bedienungs-oberfläche im Webbrowser zu vereinen, zu personalisieren und dadurch die Geschäftsprozesse im Unternehmen elektronisch zu unterstützen. Liferay bietet mit seiner Dokumentenbibliothek ein Modul, das im professionellen Dokumentenmanagement an seine Grenzen stößt. comundus als Open Source IT-Dienstleister setzt in seinen Projekten auf das Open Source Softwaresystem Liferay Portal und schließt die Lücken von Liferay im Bereich DMS mit agorum core®, einem Open Source DMS.
Liferay mit agorum® core DMS – mehr als nur eine Dokumentenbibliothek
Eine Kombination Liferay und das DMS agorum® core bieten umfangreiche Funktionen für ein professionelles Dokumenten Management im Unternehmen.
Funktionen von Liferay
Dokumentenbibliothek
Liferay bietet sehr umfangreiche Standardfunktionen für die Dokumenten. Außerdem werden sie versioniert, verknüpft und für eine einfache Suche vertagt. Über WebDAV kann auf andere Laufwerke zugegriffen werden, denn die Unternehmenswirklichkeit hat viele Wissensinseln.
Vorteile, wenn agorum® core über ein Portlet direkt in die Liferay-Oberfläche eingebunden ist
Dokumente können mit einem einzigen Klick direkt aus Liferay heraus im jeweiligen Bearbeitungsprogramm geöffnet, bearbeitet und wieder abgespeichert werden. Genauso können mit einem Klick die wichtigsten Verzeichnisse oder Dateien des Nutzers direkt im Windows Explorer-Netzlaufwerk aufgerufen werden. Beim Abspeichern eines bearbeiteten Dokuments wird eine neue Version mit Versionshistorie abgelegt. Dokumente können direkt aus der Weboberfläche von Liferay als PDF-Datei generiert und aufgerufen werden.
Die Suche
Die Volltext-Suche ist wie bei Liferay auf Lucene aufgesetzt, zusätzlich können Dokumente auf externen Laufwerken indiziert und der Index mit gesichert werden. Darüber hinaus lassen sich mit agorum® core bereits vorhandene Mailkonten in das Dokumenten Management einbinden. Alle hinterlegten Mails samt ihrer Anhänge werden im Volltext durchsucht.
Effiziente Geschäftsprozesse
Mit der in agorum® core integrierten jBPM Workflow Engine lassen sich beliebig viele Workflows abbilden. Die Workflow-Komponente basiert auf jBPM von JBoss. Damit können Geschäftsprozesse effektiver gestaltet werden. Beispiele:
? Post beim Eingang digitalisieren und effizienter durch den Betrieb schleusen
? Rechnungsdurchläufe komplett digital organisieren und durchführen
? Vertriebsaufgaben ohne Informationsverluste zum Erfolg führen
? Beschwerden effektiv managen
? Aktenstrukturen automatisch anlegen
? Dokumente automatisch und revisionssicher archivieren
? Separate Archivierung von Unterlagen für die Betriebsprüfung
? Urlaubsanträge online abwickeln
? Schnelles Finden von Informationen durch Volltextindizierung
agorum® core verfügt über eine sehr gute Anwenderfreundlichkeit, die Arbeitsoberfläche stellt sich wie ein Explorer-Fenster dar und ist ein echtes virtuelles Netzlaufwerk. Zugriff auf E-Mails, Worksflows, Dokumente, Adressen, Kalender, Wikis, Foren über DMS-gelingt über die Browseroberfläche. Dies gilt für die marktüblichen Browser wie Firefox, Internet Explorer, Chrome oder Safari.
Alle relevanten Dokumente, einschließ-lich der Mails, können in einer elektronischen Akte zusammengefasst werden.
Mobiles Arbeiten von unterwegs
Mit dem agorum® core Sync-Modul können unterschiedliche Standorte mit miteinander synchronisiert werden. So ist es möglich, dass Mitarbeiter überregional miteinander mit den selben Dokumenten und elektronischen Akten arbeiten können. Mit agorum2go ist es möglich die Daten des DMS mit einem Laptop zu synchronisieren, damit sind alle Dokumente auch ohne Zugang zum Internet mobil immer mit dabei sind.
Anbindung vorhandener Dateisysteme
Mit dem agorum® core File Adapter lassen sich vorhandene Dateisysteme in das DMS einbinden. Die Adapter-Module sorgen dafür, dass „fremde“ vorhandene Systeme eingebunden werden können. Dabei bleiben die Daten dort, wo sie sind (auf den vorhandenen Dateiservern), können aber mit den DMS Funktionen von agorum® core benutzt werden. Kundendaten und der zugehörigen Dokumente in einem CRM werden verknüpft.
Dokumente einscannen
Mittels des Moduls OCR-Server werden alle eingescannten Dokumente zentral auf dem agorum® core Pro Server verarbeitet und vollautomatisch indiziert. Dies funktioniert auch mit Bild-Daten. Das Modul OCR-Server extrahiert vollautomatisch die Texte aus gescannten Bild-Dateien und macht so Ihre eingescannten Dokumente sofort durchsuchbar. Dabei läuft die Texterkennung komplett im Hintergrund ab.
Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumenten Management System agorum® core Open als Open Source Software frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde.
agorum Software GmbH
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comundus ist Open Source IT-Dienstleister in Waiblingen bei Stuttgart seit 2001. Wir bieten Lösungen für den Mittelstand und öffentliche Einrichtungen in den Bereichen Enterprise Portale, Intranet, E-Commerce, Internet Solution, Mobile Anwendungen und Individualentwicklung. Unsere Lösungen stützen sich auf langjährige Erfahrungen im Open Source Umfeld. Zusätzlich ist comundus aktiv in der Open Source Community tätig und nimmt Einfluss auf die Weiterentwicklung und Qualität der Produkte, die bei unseren Kunden zum Einsatz kommen.
Seit 2006 ist comundus Teil der IT EXCELLENCE Group. Die Gruppe ist ein Zusammenschluss der Unternehmen comundus, anders und sehr GmbH und runtime software.
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