PR-Software erleichtert die Prozesse in der Pressearbeit
Mit rund 640.000 Versicherten gehört die pronova BKK heute zu den fünf größten Betriebskassen und 25 größten Krankenkassen in Deutschland. Das deutliche Unternehmenswachstum sowie die bundesweite Öffnung waren vor gut zwei Jahren die ausschlaggebenden Gründe dafür, bestehende Software-Werkzeuge zu überdenken und gegebenenfalls zu ersetzen. Speziell im Bereich der Pressearbeit verliefen die Prozesse für das Kontakt- und Verteilermanagement mit hohem Zeitaufwand – Excel und Outlook waren die einzigen Hilfsmittel. Schnell stand fest: Eine effizientere Alternative muss her. „Auf der Suche nach einer neuen Software für unsere PR-Tätigkeiten standen vor allem die Kriterien Zeitersparnis und Übersichtlichkeit sowie die Möglichkeit, regionale Verteiler anzulegen im Vordergrund. Auf eine Empfehlung hin sahen wir uns PressFile genauer an und entschieden uns nach einer überzeugenden Demo für die Implementierung“, erinnert sich Ulrich Rosendahl, Pressesprecher und Ressortleiter Markt der pronova BKK. Das heutige Resümee der Presseabteilung zeigt: PressFile kann die Erwartungen von der damaligen Einführung bis zur heutigen, täglichen Nutzung erfüllen.
Seit der Implementierung, die mit einem Schulungsaufwand von nur einem halben Tag erfolgte, nutzen zwei Mitarbeitende die Tipps und Tricks im Umgang mit der klar strukturierten Benutzeroberfläche. Ein zentrales Browser-Fenster, das in drei einheitliche Spalten unterteilt ist, hält alle nötigen Informationen und Tools bereit – im Büro und unterwegs. So zum Beispiel sämtliche Daten eines Ansprechpartners, wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer, aber auch die eines Mediums, wie Erscheinungsweise und Auflagenstärke. „Deshalb gehen vor allem die Verwaltung von unseren rund 250 Journalistenkontakten sowie der Aufbau und die Pflege von Verteilern heute einfach von der Hand“, erklärt Rosendahl. „Die Bedienung erfolgt intuitiv und zielgerichtet. Dank der Dynamik von PressFile führen wir nun mit wenigen Klicks Verteiler zusammen und sortieren einzelne Kontakte aus beziehungsweise um“. Einladungen, Pressemitteilungen und Co. können über personalisierte E-Mails oder per Brief versendet werden. Art und Zeitpunkt der Aussendung und andere Ereignisse wie Veröffentlichungen oder Redaktionsbesuche werden automatisch lückenlos dokumentiert und stehen für spätere Auswertungen zur Verfügung.
Das Gesamtpaket stimmt
Neben den reinen Funktionalitäten kommen bei der Auswahl einer geeigneten Software auch andere Faktoren zum tragen – wichtig ist das Gesamtpaket. „Mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis von PressFile sind wir ebenso zufrieden wie mit dem schnellen und freundlichen Service“, so Rosendahl. Die Weblösung wird im ASP-Betrieb (Application Service Providing) gegen monatliche Nutzungsgebühren zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zu vor Ort installierten Lösungen ist so eine unkomplizierte Abwicklung der IT-Administration sowie von Wartung und Support gewährleistet. Zudem kann die Cloud-basierte PR-Software schnell in Betrieb gehen, da keine Investitionen in eine IT-Infrastruktur nötig sind.
Bildrechte: pronova BKK
PressFile ist ein Produkt des US-amerikanischen Softwareunternehmens Small Company mit Sitz in Miami und New York. Die ursprünglich FileMaker-basierte Anwendung wurde 2005 als webbasierte Lösung auf den Markt gebracht. Heute setzen zahlreiche Unternehmen weltweit auf PressFile, darunter FileMaker selbst, Sony Inc., die New York Public Library oder die Harvard University Press. Zu den Anwendern in Deutschland, Österreich und der Schweit gehören Unternehmen wie die Rossmann Drogeriemärkte, Dr. Babor, die Salzburg AG oder ivoclar vivadent. Seit 2009 wird die PR-Software von der PressFile Europe GmbH auch im gesamten deutschsprachigen Raum vertrieben, 2011 übernahm das Unternehmen auch die Weiterentwicklung der Lösung. Zielgruppe sind PR-Agenturen sowie Presseabteilungen, die unterschiedliche Presseverteiler adressieren und ihre Prozesse im Verteiler- und Kontaktmanagement optimieren wollen.
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