Mit Managed Print Service hinaus aus der Druckkostenfalle
Büroökologie und Kostenreduzierung spielen in der Wirtschaft seit einigen Jahren eine wichtige Rolle. Mit Nachhaltigkeitskonzepten werden Produktionsprozesse, Umweltbilanzen und soziale Standards verbessert. Dennoch herrscht in vielen Unternehmen über die wahren Hintergründe und Möglichkeiten der Optimierungsmöglichkeiten eine große Unwissenheit. Das Thema Druckkosten für Laserdrucker und Tintendrucker ist seit Jahren in den Medien. Die Themen und Ansätze sind allerdings oft eher werblicher Natur, als das ein analytischer Ansatz dahinter steckt. Da ist die Rede vom Preis für Tinte als teuerste Flüssigkeit der Welt und sich selbst übertreffenden Produktionszyklen von Hardwaregeräten. Wenn man sich des Themas allerdings genauer annehmen möchte, so kommt man auf erstaunliche Zahlen, Fakten, Konzepte und Einsparpotenziale. Der Konzeptansatz dafür heißt kurz MPS (Managed Print Service).
Drucken für den Papierkorb
Der Traum vom papierlosen Büro, der vor wenigen Jahren noch Kernthema der CeBit war ist noch nicht ausgeträumt, jedoch von der Realität längst eingeholt. Auf der CeBit 2013 gibt es gar einen MPS Park in Halle 3. Der Grund dafür liegt auf der Hand.
So bestätigen neuere Studien dass in Europa ca. 20% aller ausgedruckten Dokumente meist ungelesen im Abfalleimer landen. Nicht wenige Unternehmen geben bis zu 3% Ihres Jahresgewinns für die Druckkosten aus. Hinzukommt das mehr als 30% aller technischer Supportanfragen bei den sogenannten Help Desk Technikern sich mit Druckproblemen befassen. Da sitzen also in der Regel hochbezahlte IT-Techniker oder Dienstleister die sich mit der Wartung von Laserdruckern, Papierstau, Bedienungsfehlern oder schlicht der Beschaffung von Verbrauchsmaterial wie Toner oder Tinte auseinandersetzen.
Viele Großunternehmen betreiben bereits ein zentrales Management der Supply Chain für Drucker und Zubehör. Allerdings werden dabei oft weder die Druckgewohnheiten, noch die Probleme der Mitarbeiter an den Geräten einbezogen. Das Ziel solcher individueller Analysen sollte ein auf das Unternehmen und die Mitarbeiter zugeschnittenes MPS-Konzept sein. Durch Transparenz, Erfassung und Reporting des Druckverhaltens und der daraus resultierenden Gesamtkosten kann das Unternehmen oder die Institution seine tatsächlichen Druckanforderungen erkennen und bewerten. Verschwendungen können so lokalisiert werden und dementsprechend wird die Druckumgebung wirtschaftlicher und nachhaltiger gestaltet. Einsparungen von 25-35 % der Gesamtkosten werden von Experten für realisierbar gehalten.
Die Entstehung von MPS-Lösungen für den Mittelstand
Was vor einigen Jahren für große Konzerne begann und mit entsprechenden Resultaten umgesetzt wurde, sucht sich nun auch seinen Weg in die Breite. Dass es dafür höchste Zeit wird, zeigen die alarmierenden Zahlen im Hintergrund: Sehr viele deutsche Unternehmen sehen sich nicht in der Lage, ihre Druckkosten oder ihr Druckvolumen zu beziffern. Immerhin werden in Deutschland Jahr für Jahr über 30 Milliarden Euro fürs Drucken aufgewandt. Nur insgesamt 20 % werden für die Geräte selber ausgebeben, zirka 45 % kommen auf die laufenden Betriebskosten für das Druckerzubehör, 15 % auf die Administration der Geräte und 20 % auf den technischen Service inklusive Wartung. Sieht man dann die erreichbaren Einsparungen, so beeindrucken die ungenutzten Potenziale : 10 – 30 % weniger Druckkosten, bis zu 80 % weniger Geräte, eine geringere Anzahl an Gerätetypen und dadurch außerdem weniger verschiedene Typen an Verbrauchsmaterial lassen sich in den meisten Fällen problemlos realisieren.
Ein Überblick der MPS Konzepte der Druckerhersteller
Seit einigen Jahren versuchen die Druckerhersteller im Unternehmensumfeld – oft gemeinsam mit ihren Vertriebspartnern, sich vom reinen Geräteverkauf unabhängiger zu machen und zusätzliche Serviceleistungen anzubieten. Das bietet Vorteile für beide Seiten: Händler und Hersteller stabilisieren ihr Geschäft und ihre Kundenbindung, während Kunden Einsparungen und effizienteres Arbeiten erwarten können. So wurde aus reinem Geräteverkauf zuerst einmal die Gestaltung einer systematisch geplanten Druckumgebung mit alternativen Finanzierungsmodellen. Aus „managed printing“ entwickelten sich dann die aktuellen Managed Print Services, Managed Output Services, oder auch Managed Document Services, bei denen sich der Service-Provider nicht mehr nur um den Output, sondern auch um den Dokumenten-Workflow, bis hin zur Archivierung und Sicherung kümmert.
Inzwischen bieten alle namhaften Druckerhersteller ihr eigenes MPS-Konzept an. Die meisten Hersteller steigen mittlerweile bereits bei einer Größenordnung von 10- 15 Druckern ein. Alle Hersteller betonen jedoch die Notwendigkeit einer intensiven Beratung des Kunden. Neben den klassischen Kopiererherstellern wie Canon, Ricoh und Xerox, die schon lange Erfahrung mit Managed Output Services haben, sind mittlerweile auch fast alle Druckerhersteller dabei, eigene Konzepte umzusetzen und zu etablieren. Brother hat 2011 das Konzept Brother Leasing auf den Markt gebracht. Canon bietet solche Konzepte bereits seit 2008 an, hier wird MPS mit „Make Print Simple“ übersetzt. Epson nennt sein Konzept „Druck Management Service“ und bietet für kleinere Unternehmen „Click & More“ als flexibles Klickpreismodell an. Hewlett Packard verfolgt einen eher breiten Ansatz, der unter dem Begriff „HP Managed Print Service“ in diversen Formen und Modellen auch mit Partnern wie Ribbex, ein Systemhaus was sich auf MPS spezialisiert hat, umgesetzt wir d. Seit 2012 hat sich Konica Minolta mit „Optimized Print Services“ neu aufgestellt. Lexmark bietet
sein Programm „Lexmark Global Services“ bereits seit über zehn Jahren an. Bei OKI heißt das Programm einfach: „Oki Printer Flatrate“. Ricoh nennt sein Programm, was aus der Kopiererwelt stammt „Managed Document Services“. Bei Samsung läuft das Programm unter dem Namen „Managed Information Services“. Xerox ist mit dem „Enterprise Print Services“ am MPS-Markt vertreten. Kyocera bietet seit April 2012 „Kyocera Document Solutions“ an und wirbt mit der Botschaft: „Versteckte Kosten erkennen und drastisch reduzieren“.
Fazit:
Managed Print Services sind auf dem Markt angekommen. Trotzdem ist der Markt unübersichtlich und die Frage, ob nicht jeder Hersteller nur seine eigenen Geräte, Toner und Lösungen an den Mann bringen will, drängt sich auf. Daher ist der Königsweg eine herstellerunabhängige Beratung, die sowohl verschiedene Druckermarken wie auch Ansätze miteinander verknüpfen und optimieren kann.
Die Vorteile der herstellerunabhängigen Beratung beim MPS.
Fallbeispiel der BS Energy Group, Braunschweig.
Am Beispiel der BS Energy Gruppe (Stadtwerke Braunschweig) mit 1200 Mitarbeitern zeigen sich die Vorteile eines herstellerunabhängigen MPS-Konzeptes recht deutlich. Hier konnte sich die Ribbex GmbH gegen zwei Druckerhersteller durchsetzen, da sie sowohl beim Einsparpotenzial, der Reduzierung der Drucker, dem Austausch von Geräten, als auch bei Einbeziehung der Mitarbeiter ins Konzept die höchste Kompetenz beweisen konnte.
So konnte die Geräteanzahl um 46% reduziert werden. Die Gesamtkosten inklusive Hardware, Toner und Tinte, Wartung, Service, Support, Monitoring, Web Portal und Installationen wurden pro Monat um 26% gesenkt. Auf eine Vertragslaufzeit von 48 Monaten gerechnet wurden so 178.000 Euro eingespart.
Bevor ein Optimierungskonzept erstellt werden konnte, waren Ortsbegehungen und Erfassungen der Gräte notwendig. Das Optimierungskonzept wurde erstellt, abgestimmt mit Einkauf und IT, die Wünsche und Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter wurden einbezogen. Ein Ticketsystem für den Support und Useranfragen wurden eingerichtet. Mit dem Datenerfassungssystem RiPCo (Ribbex Print Commander) RiPCo wurden die versteckten Druckkosten er mittelt und alle relevanten Daten wurden analysiert und ausgewertet. Die Auswertung der Zählerstände und des Verbrauchsmaterials erfolgt per Mausklick. Die Verbrauchsmaterialbestellung erfolgt automatisiert. Die Meldung von Service- und Wartungsbedarf wird ebenfalls über das System geregelt. Mit der Software lassen die Abläufe rund um das Druckmanagement effizient steuern und controllen. Laut Ribbex Geschäftsführer Christian Meinel (42) ist es besonders wichtig die Anwender in einem Unternehmen miteinzubeziehen: “ Für uns sind die VIPs in dieser Frage die Anwender. Wir reden nicht nur mit der Geschäftsleitung sondern natürlich auch mit dem Betriebsrat und dem Personalrat. Denn es geht immer darum den Kunden hören und verstehen zu lernen“.
Wie aber funktioniert so eine Kostenreduzierung praktisch?
Der bei Ribbex für das Konzept verantwortlich Projektmanager Sascha Seelig (42) beschreibt das so: „der Ursprung bei diesem Kunden belief sich auf ca. 370 Geräte. Durch Verschieben von Geräten, Optimierungen (Zusammenfassungen) von Druckern sowie Aufstellen von Zentralkopierern und Multifunktionsgeräten wurde eine Druckerlandschaft geschaffen, die heute aus 205 Geräten besteht. Das Einsparpotenzial lag darin, die vorhandene Druckerlandschaft in Absprache mit den Anwendern und deren Bedürfnissen so wie der IT-Abteilung um ca. 165 Geräte zu reduzieren und das vorhandene hohe Druckvolumen auf dafür ausgelegte Drucker / MFPs umzuleiten. Diese multifunktionalen Maschinen garantieren einen wesentlich günstigeren Seitenpreis als kleine Tintendrucker. Da es sich bei diesem Kunden auch um eine ältere Druckerlandschaft handelte sind neben den Verbrauchsmaterialkosten auch Strom und Wartungskosten mit in die Kalkulation eingeflossen „.
Zusammenfassend zeigt das Beispiel die Vorteile einer klugen und innovativen MPS-Strategie. Allerdings ist MPS auch sehr beratungsintensiv da, da sich Einsparpotenziale meist in vielen unterschiedlichen Bereichen verbergen. Viele Unternehmen kennen die Verkettungen nicht, die sich durch Änderungen der Druckerinfrastruktur ergeben. Daher muss das zu beratende Unternehmen meist erst einmal dorthin geführt werden, die einzelnen Bereiche auch tatsächlich zu durchleuchten. Für Christian Meinel ist deshalb auch klar: „es ist nicht damit getan ein paar Geräte (transaktionales Business) irgendwo zu platzieren. Es geht hier vielmehr darum, Mehrwerte zu schaffen und den Kunden auch für die Zukunft mit dem richtigen Konzept aufzustellen.“
Die Ribbex GmbH ist seit über 30 Jahren ein erfolgreicher und zuverlässiger Partner im Bereich des EDV-Verbrauchsmaterials. Unsere Experten analysieren komplette Druckerlandschaften und helfen dabei, durch ihre kundenindividuelle und kostenlose Consulting-Tätigkeit Optimierungspotential zu erkennen und somit ganzheitlich Kosten zu senken. Und dies sind die wichtigsten Vorteile, welche Sie bei uns, der Ribbex GmbH, zu erwarten haben:
– Optimierung des Outputmanagements
– Service-Konzepte (eigene Techniker, Technikerverbund)
– Software-Lösungen (Dokumentenmanagement, innovative automatisierte Bestellprozesse)
– Supplies (Toner, Tinten)
– Hardware (Drucker, Faxe, MFP-Lösungen uvm.)
– Erfüllung der DIN-Standards 9001 und 14001
– 36 Monate Garantie auf kompatible Produkte
– Entsorgungskonzepte
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