Neue Software vereinfacht Langzeitarchivierung und stellt lange Lesbarkeit und Compliance aufbewahrungspflichtiger Informationen sicher
Prag, 12. Februar 2014 – Software602 (www.software602.eu/de), führender europäischer Anbieter von Lösungen und Technologien für sichere digitale Dokumente und Prozesse, bietet mit Long-Term Docs ab sofort eine Software an, die digitale Dokumente automatisch mit rechtsgültigen Zertifikaten sowie einer zukunftssicheren Formatierung versieht. Die Eigentümer aufbewahrungspflichtiger oder -würdiger elektronischer Informationen und Dokumente können sich somit darauf verlassen, dass diese bis zu 30 Jahre später noch lesbar und rechtsgültig sind. Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und vollumfänglich nutzen. Dabei greift Long-Term Docs ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt. Eine kostenlose Probeversion der Software sowie die drei Software-Pakete Start, Plus und Pro stehen ab sofort für einen Preis ab 39 Euro / 500 Dokumente unter www.longtermdocs.eu/de zum Download bereit.
Die Leistungsmerkmale von Long-Term Docs im Überblick:
– Überprüfung des Dokumentformats auf Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen
– Automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF/A
– Überprüfung des Dokumentinhalts auf für künftige Authentifizierung benötigte Daten und Anhänge mit automatischer Einbindung fehlender Daten / Metadaten
– Validierung elektronischer Signaturzertifikate aller akkreditierten EU-Zertifizierungsstellen
– Ergänzung fehlender elektronischer Signaturen und / oder Zeitstempel
– Regelmäßige Überprüfung und Einbindung „frischer“ Zeitstempel, um die Rechtskontinuität digitaler Dokumente sicherzustellen
Sicherer Schutz
Mit Long-Term Docs lässt sich jedes beliebige Dateiformat schnell und einfach per Mausklick in das strikte PDF/A-Format übertragen. Dabei gewährleistet das ISO-Standardformat PDF/A, dass die gespeicherten Informationen – ungeachtet der Entwicklungen im Softwarebereich – auch in Zukunft noch geöffnet und gelesen werden können. Mit der Lösung lässt sich zudem überprüfen, ob das betreffende Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Vorschriften der EU aufweist. Dazu greift Long-Term Docs auf eine Datenbank zurück, in der alle qualifizierten EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden. Neben den üblichen Office-Dokumenten kann die Software auch Bilder, Videos und beliebige andere Daten aus Geschäftsinformationssystemen verarbeiten. Außerdem hält die Software strengsten Datenschutzanforderungen stand. So verlassen die gespeicherten Dokumente beispielsweise niemals ihren Speicherort. Die Software wird über die sichere Cloud von T-Systems aus Deutschland bereitgestellt und arbeitet ausschließlich mit den Metadaten des Dokuments. Diese umfassen neben den Informationen zur Zertifizierungsstelle, die das für die Signatur verwendete Zertifikat ausgestellt hat, unter anderem auch das Ablaufdatum des Zertifikats sowie alle notwendigen Hash-Kontrollen. Anhand dieser Daten ist es nicht möglich, den Inhalt des gespeicherten Dokuments festzustellen.
„Die jüngste EU-Richtlinie für elektronische Dokumente legt eindeutig fest, dass keine Behörde innerhalb der EU ein Dokument zurückweisen kann, weil es in elektronischer Form vorliegt. Außerdem gesteht sie elektronischen Dokumenten dieselbe rechtliche Beweiskraft zu wie Papierdokumenten. Tatsächlich gibt es in vielen EU-Ländern bereits entsprechende gesetzliche Regelungen. So sind elektronische Dokumente beispielsweise in Deutschland Papierdokumenten gleichgestellt, sofern sie eine qualifizierte elektronische Signatur aufweisen“, sagt Martin Vondrous, Senior Consultant bei Software602. „Neben den gesetzlichen Richtlinien sollten Unternehmen auch die Standards beachten, in denen genau beschrieben ist, wie ein solches Dokument für die langfristige Archivierung vorbereitet und wie es gepflegt werden sollte. Mit Long-Term Docs können sich unsere Kunden darauf verlassen, dass sie die gültigen Compliance-Richtlinien einhalten, ohne dabei irgendwelche Änderungen selbst vornehmen zu müssen. Wir sind in der Lage, ihre Dokumente direkt an ihrem aktuellen Speicherort zu verarbeiten.“ Bildquelle:
Über Software602
Software602 ist einer der führenden europäischen Anbieter von softwarebasierten Lösungen, die eine langjährige Lesbarkeit und Rechtsgültigkeit elektronischer Dokumente garantieren. Das Unternehmen stellt zukunftsweisende Lösungen mit formularbasierten Anwendungen bereit. Diese lassen sich mit bestehenden Systemen verknüpfen und unterstützen alle Betriebssysteme und mobile Plattformen. Neben den Longterm-Docs bietet Software602 auch hochwertige Lösungen zur Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen, die Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Geschwindigkeit, Transparenz und Wirtschaftlichkeit unterstützen.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Prag wurde 1991 gegründet und zählt heute zu den wichtigsten Anbietern von maßgeschneiderten Lösungen zur Abwicklung individueller Geschäftsprozesse. Zu seinen Kunden zählen u.a. große staatliche Einrichtungen sowie führende europäische und globale Unternehmen. Software602 a.s. ist nach den internationalen Qualitätsstandards ISO 9001/10006/20000 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert, die entscheidenden Mitarbeiter besitzen Zertifizierungen nach ITIL und Prince2. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 100 Mitarbeiter. 2013 betrug der Umsatz über 200 Millionen CZK (8 Mio. Euro). www.software602.eu/de / www.longtermdocs.eu/de
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