Personalakte von forcont mit Dokumentenmanagement für effiziente HR-Arbeit
Die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig (www.forcont.de), hat die technotrans AG mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Sassenberg als Kunden gewonnen. Für den international aufgestellten Systemanbieter für Flüssigkeitstechnologie integriert forcont die seine Dokumentenmanagement-Lösung elektronische Personalakte als On-Premise-Lösung. Ziel des Projekts ist es, über mehrere Standorte verteilte Personalakten zentral zusammenzuführen, sie gleichzeitig allen Berechtigten flexibel verfügbar zu machen und dabei möglichst viele Prozesse zu automatisieren. Die technotrans AG will so ihr Personalmanagement effizienter gestalten und die Produktivität ihres Shared Service Centers verbessern. Die elektronische Personalakte von forcont bietet technotrans zudem Funktionen für ein automatisiertes Dokumentenmanagement.
Zentrale und sichere Verwaltung in der elektronischen Personalakte
Im ersten Schritt hat forcont dazu die elektronische Personalakte am Standort Sassenberg integriert und mit dem führenden ERP-System von SAP verknüpft. Relevante Daten und Dokumente aus dem ERP sowie aus damit verbundenen Prozessen wie der Lohnbuchhaltung werden direkt in die elektronische Personalakte übertragen. Das Shared Service Center kann so einfach und effektiv auch HR-Aufgaben für die übrigen technotrans-Tochtergesellschaften übernehmen. Dank eines individuellen Berechtigungskonzepts, das den sicheren Zugriff von Dritten ermöglicht, bleiben die Personalverantwortlichen der Tochtergesellschaften in alle Prozesse eingebunden. Wie wichtig dieser Aspekt ist, gerade angesichts des rasanten Wandels der Arbeitswelt, zeigt das eBook: „Zukunft der Arbeit – HR in Zukunft“ von forcont, das Interessierte hier herunterladen können: http://www.forcont.de/ebook102013-order
Dokumentenmanagement für das Personalwesen
Die Einführung der Dokumentenmanagement-Lösung für den HR-Einsatz verlief ohne Schwierigkeiten. „Neben dem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis und dem SAP-Know-how hat uns forcont insbesondere durch das Verständnis für unsere Unternehmenskultur und unsere individuellen HR-Prozesse überzeugt“, so Timo Sterzl, Leiter Personal/Head of Human Resources bei der technotrans AG. „Wir haben die Entscheidung nicht bereut und sind mit der Einführung sehr zufrieden. Über alle Projektphasen hinweg hat das forcont-Team mit seiner fachlichen Kompetenz und pragmatischen Herangehensweise unser Vertrauen gerechtfertigt.“
Automatisiertes Dokumentenmanagement
Funktional gaben vor allem ein komfortables Handling, die einheitliche Wiedervorlage von Terminen und Fristen sowie eine integrierte automatisierte Dokumentenerstellung den Ausschlag für die elektronische Personalakte von forcont. Durch diese Dokumentenmanagement-Funktion können über Vorlagen etwa Mitarbeiteranschreiben direkt aus der Personalakte heraus erzeugt werden. Timo Sterzl ist sich sicher: „Nach einer erfolgreichen Testphase werden wir die elektronische Personalakte sukzessive auf unsere anderen Standorte ausrollen und auch die DMS-Funktion weiter ausbauen.“
Die forcont business technology gmbh (www.forcont.de) ist ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus mit Hauptsitz in Leipzig und einer Geschäftsstelle in Berlin. Das 1990 als IXOS Anwendungs-Software GmbH gegründete Unternehmen bietet standardisierte Anwendungsprodukte und individuelle Projektlösungen zur Steuerung dokumentenlastiger Geschäftsprozesse – alternativ auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud. Die technologische Basis ist die Software forcont factory FX. forcont leistet zudem den kompletten Service im ECM-Umfeld von SAP. Zu den mehr als 200 Kunden (http://www.forcont.de/unternehmen/referenzen/) zählen so namhafte Unternehmen und Einrichtungen wie ALBA Group plc & Co. KG, Deutsche Solar GmbH, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), GASAG Berliner Gaswerke AG, Radeberger Gruppe KG, Total Deutschland GmbH und TRW Airbag Systems GmbH.
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