Viele Gründe sprechen dafür, warum Unternehmen die in E-Mail enthaltenen Unternehmensinformationen langfristig und sicher aufbewahren sollten.
E-Mails sind Geschäftsdokumente
E-Mails sind im Zeitalter der digitalen Kommunikation eines der wichtigsten Kommunikationsmedien geworden. E-Mail-Daten stellen aufgrund Ihrer Relevanz im Geschäftsverkehr, neben den internen Daten eines Unternehmens, einen der wichtigsten und damit wertvollsten Datenbestände dar. Der Verlust von E-Mails
führt nicht selten zu enormen betriebswirtschaftlichen Schäden. Diese wiederum führen häufig zu einem Imageverlust der betroffenen Unternehmen.
Dokumente und E-Mails bieten mit unter den handels- und steuerrechtlich relevanten Nachweis über Geschäftsvorgänge. Auf Grundlage der AO, der GoBS oder zu Audits nach BASEL II sind diese Unterlagen unentbehrlich.
E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen – dazu gehört nach aktueller Rechtssprechung bereits ein Angebot – sind nach den Richtlinien der Langzeitarchivierung unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren vorzuhalten.
E-Mail Archivierung – was ist der richtige Ansatz?
Nach unserem Verständnis gibt es 3 grundsätzliche Ansätze für die E-Mail Archivierung:
1.) E-Mail Archivierung aus dem Kontext „E-Mail Management“ heraus
2.) E-Mail Archivierung aus dem Kontext Backup und Archivierung heraus
3.) E-Mail Archivierung aus dem Prozess „Kundenakte“ heraus.
Jeder dieser Ansätze hat seine Daseinsberechtigung und selectDMS bietet mit seinen Partnern lobo-dms (DM Dokumenten Management), gingcom und Reddoxx für alle 3 Ansätze Lösungen an.
In diesem Artikel wollen wir Ihnen unsere Lösung für eine E-Mail Archivierung aus dem Kontext „E-Mail Management“ vorstellen.
Reddoxx – E-Mail Management von der Wiege bis zur Bahre
Die REDDOXX-Appliance ist eine unabhängige Instanz im Netzwerk, die alle wesentlichen Belange zum Thema E-Mail Management abdeckt.
– 100% Spamschutz durch patentierte Technologie.
– Automatische, revisions- und manipulationssichere Archivierung von E-Mails.
– Gesicherte Kommunikation dank Verschlüsselung und Digitaler Signatur.
Proaktiver Virenschutz.
Reddoxx Maildepot – die Suchmaschine für Ihre e-Mails
Fehlen Ihnen auch manchmal wichtige E-Mails? Dann haben Sie jetzt die Lösung gefunden. Mit dem REDDOXX MailDepot ist jede E-Mail nur 2 Mausklicks weit entfernt. Die leistungsfähige Volltextsuche durchsucht in sekundenschnelle Ihre E-Mails und alle textbasierenden Anhänge. Aufwendiges sortieren und ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. REDDOXX bietet eine professionelle E-Mail Archivierung, d.h. alle elektronischen Nachrichten werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert.
Entlasten Sie Ihren Mailserver durch E-Mail Archivierung
Die E-Mails werden in der originären Form, wie gesetzlich gefordert, verschlüsselt und revisionssicher gespeichert. Die integrierte Datenkompression stellt den ökonomischen Umgang mit dem Speicherplatz sicher. Eine leistungsfähige Volltextindizierung ermöglicht einen schnellen und gezielten Zugriff auf die archivierten E-Mails.
Das REDDOXX MailDepot archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails auf dem Gateway-Level. Somit wird die manipulationsfreie und rechtssichere E-Mail Archivierung sichergestellt. Das Maildepot bietet für Microsoft®-Exchange Umgebungen zusätzlich die prozesssichere Archivierung interner E-Mails.
E-Mails werden bei Reddoxx nur einmal im Archiv gespeichert (Single Instancing). Zur Speicherung können vorhandene Storagesysteme verwendet werden. Die Anbindung erfolgt über einen Fileshare.
Dem Anwender steht mit der REDDOXX User Konsole eine komfortable Anwendung für die Arbeit mit dem Archiv zur Verfügung. Die intuitiv bedienbare Benutzerkonsole ermöglicht es dem Anwender archivierte E-Mails zu suchen, anzuschauen und bei Bedarf gezielt zuzustellen.
Diese Funktionalitäten sind sowohl in MS Outlook integrierbar, als auch Mail-System unabhängig per Web-Interface nutzbar.
Weiterführende Informationen und Angebot
selectDMS stellt Ihnen im selectDMS Downloadcenter
umfangreiches Informationsmaterial zur E-Mail Archivierung mit dem Reddoxx Maildepot und Whitepaper zur E-Mail Archivierung im Allgemeinen zur Verfügung. Gerne unterbreitet selectDMS, ein Geschäftsbereich der Neininger Solutions ein detailliertes Angebot für die E-Mail Archivierung in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns hier:
http://blog.selectdms.com/2011/07/e-mail-archivierung-fur-ms-exchange-server-lotus-notes-tobit-david-smtp-aber-wie/
Die Neininger Solutions ist ein Geschäftsbereich des traditionsreichen IT-Systemhauses Bürotechnik Neininger GmbH, welcher sich auf IT Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), E-Mail Management, E-Mail Archivierung, Backup, Storage, Virtualisierung und IT Security spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Donaueschingen ist überregional tätig und betreut mittelständische Unternehmen vorwiegend in den Regionen Freiburg, Konstanz (Bodensee), Tuttlingen, Villingen-Schwenningen, Rottweil, Balingen, Stuttgart.
Bürotechnik Neininger GmbH
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