Mit einem Prozesspaket rund um die „Digitale Personalakte“ bietet die Wilken Informationsmanagement GmbH jetzt eine Lösung, die die zunehmend strategischen Aufgaben der Personalabteilung effizient unterstützt. Über die Digitale Personalakte auf Basis von Kendox InfoShare werden dem zuständigen Sachbearbeiter alle relevanten Mitarbeiterinformationen via „elektronischem Aktendeckel“ transparent auf einen Blick zur Verfügung gestellt. Dabei bleiben die Daten durch ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept und die durchgängige Verschlüsselung gegen Missbrauch geschützt. Die einzelnen Prozessbausteine, wie etwa eRecruiting, Urlaubsplanung oder Reisekostenabrechnung, entlasten die Mitarbeiter durch die Automatisierung zahlreicher Routinetätigkeiten zusätzlich, so dass sie sich auf Kernaufgaben konzentrieren können. „Personalabteilungen kümmern sich heute nicht mehr nur um die Gehaltsabrechnung. Durch den zunehmenden Fachkräftemangel haben sie heute eine strategische Stellung im Unternehmen. Deswegen haben wir im Vorfeld der Entwicklung 200 Unternehmen aller Größenordnungen befragt, welche Funktionalitäten im Personalmanagement benötigt werden. Auf diese Weise wurde die Lösung von HR-Anwendern für HR-Anwender entwickelt“, beschreibt Thomas Gottstein, Geschäftsführer der Wilken Informationsmanagement GmbH, das Konzept. Das Wilken Personalmanagement kann in alle gängigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme etwa von SAP, P&I, Microsoft Dynamics, S+P, Infoniqa Payroll oder Datev integriert werden.
Der „Elektronische Aktendeckel“ gibt nicht nur einen schnellen Überblick über die Inhalte der Personalakte, auch weitergehende Informationen aus anderen Vorsystemen können integriert werden. Das Wilken Personalmanagement unterstützt auch die Kommunikationsprozesse im Personalwesen: So können sensible Informationen über den InfoShare Vorgangsmanager direkt und abteilungsintern ausgetauscht werden, ohne dass dies über unsichere E-Mails erfolgen muss. Der Zugriff auf einzelne Personalakten ist auch befristet möglich, um beispielsweise einzelnen Mitarbeitern für einen definierten Zeitraum Einblick in „ihre“ Akten zu geben. Die Sicherheit wird dabei nicht nur durch ein umfangreiches Berechtigungskonzept gewährleistet. Die durchgängige Verschlüsselung sorgt dafür, dass selbst die eigene IT keine Möglichkeit hat, in den Personalakten zu lesen.
Digitalisierung und Klassifizierung inklusive
Das Team der Wilken Informationsmanagement GmbH übernimmt nicht nur die Implementierung und die Integration des Personalmanagements in die bestehende IT-Umgebung des Unternehmens. Sie sorgt auch für eine reibungslose Übernahme von Altdaten beziehungsweise die Digitalisierung der vorhandenen Papierakten. Dabei werden die Inhalte gleichzeitig klassifiziert, so dass die Informationen nicht nur elektronisch abgelegt, sondern sinnvoll in die Prozesse des Personalmanagements eingebunden werden.
Wilken Informationsmanagement GmbH – Thomas Gottstein
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Über Wilken
Kerngeschäft der 1977 gegründeten Wilken Unternehmensgruppe ist die Entwicklung und der Vertrieb von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware. Mit mehr als 400 Mitarbeitern hat sich der Ulmer Software-Hersteller hier als unabhängiger Anbieter von Anwendungen für Finanz- und Rechnungswesen, Waren- und Materialwirtschaft sowie Controlling etabliert. Daneben bietet Wilken auch zahlreiche Branchenlösungen, etwa für die Versicherungs- oder die Energiewirtschaft. Zum Unternehmensverbund gehören die Wilken Entire AG, Ulm, die Wilken Neutrasoft GmbH, Greven, die KENDOX GmbH, München, sowie die Wilken Rechenzentrum GmbH und die Wilken AG, Schweiz. Der Umsatz der Wilken Unternehmensgruppe lag 2010 bei rund 42 Millionen Euro.
Über Wilken Informationsmanagement GmbH
Die deutsche Wilken Informationsmanagement GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der Wilken Unternehmensgruppe. Sie konzentriert sich als Kompetenz-Zentrum auf das Informations- und Dokumentenmanagement – von der rechtskonformen Archivierung über die automatisierte Belegverarbeitung und Prozessautomatisierung bis hin zu Bereichen wie der Digitalen Personalakte, Personalmanagement, GDPdU oder Anwendungsintegration. Darüber hinaus ist sie für den deutschen Vertrieb des Informationsmanagement-Systems Kendox InfoShare und die Betreuung der deutschen Kendox InfoShare-Anwender zuständig.
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